Beleidsplan van de Stichting Biografisch Portaal van Nederland

Inleiding

De missie van de Stichting Biografisch Portaal van Nederland is het bijeenbrengen en ontsluiten van verspreide biografische informatie over prominente Nederlanders uit heden en verleden in een digitale toegang. Haar ambitie is dat het Biografisch Portaal uitgroeit tot hét biografisch naslagwerk van Nederland: een algemene voorziening in de (cultuur)wetenschappelijke infrastructuur die momenteel node wordt gemist.

Het Biografisch Portaal toont geen volledige biografieën. Het brengt de biografische informatie die over verschillende personen beschikbaar is op een overzichtelijke manier samen in een zogenoemde lifesummary en maakt deze gemeenschappelijk doorzoekbaar. De gebruiker vindt in een lifesummary in een oogopslag de 'kerngegevens' van een bepaald individu (dat wil zeggen voor zover bekend: volledige naam, geboorte- en sterftejaar, sekse). De persoon is in een rubriek ondergebracht, die ook in de lifesummary wordt getoond en waar de gebruiker op kan zoeken. Vervolgens kan de gebruiker doorklikken naar de verschillende biografieën die over een persoon beschikbaar zijn en komt dan terecht op de site van het betreffende project.

Het team van het Biografisch Portaal is in oktober 2009 officieel van start gegaan, en in februari 2010 is de site gelanceerd. Sedertdien hebben de activeiten zich vooral beperkt tot het verder ontwikkelen van de site, het werven van nieuwe collecties en het uitbouwen van de samenwerking. Met dit beleidsplan willen we onze activiteiten voorzien van een duidelijk kader en van samenhang, om daarmee voor de toekomst een evenwichtige koers uit te zetten en prioriteiten te stellen.

Het Biografisch Portaal heeft twee inhoudelijke doelstellingen die elkaar onderling versterken:

• Het Biografisch Portaal als een zo compleet mogelijk naslagwerk voor biografische informatie over Nederlanders
• Het Biografisch Portaal als punt van referentie en onderzoeksmiddel voor biografische informatie over Nederland

Om deze doelstellingen te realiseren, zijn nodig:

• Een heldere organisatiestructuur
• Een prioriteitenbeleid voor de eerstkomende jaren

Deze vier elementen worden hieronder toegelicht; van elk ervan wordt aangegeven wat de stand van zaken op dit moment is.

1. Het Biografisch Portaal als naslagwerk

In het portaal worden zoveel mogelijk biografische lemmata verzameld van personen die op de een of andere wijze van belang zijn voor de geschiedenis van Nederland; idealiter zou de verzameling uiteindelijk volledig moeten zijn. Dit streven heeft verschillende maar nauw met elkaar samenhangende aspecten:

• verzamelen van collecties uit biografische woordenboeken, online-verzamelingen, databanken etcetera.
• digitalisering van bestaande, gedrukte collecties van belang voor het Biografisch Portaal zodat ze online geraadpleegd kunnen worden en opgenomen in het portaal.
  
• koppelen van materiaal uit verschillende bronnen over dezelfde persoon en structureren van bestaande gegevens.
• aanvullen van ontbrekende data over de persoon conform vastgesteld schema van gegevens (metadata) - de gegevens kunnen uit het beschikbare biografische materiaal worden gehaald, of er kan aanvullend onderzoek worden verricht. De redactie en het team van het Biografisch Portaal stellen daarvoor procedures en richtlijnen op van inhoudelijke lacunes. Bestaande biografische collecties dekken niet alle tijden en maatschappelijke sectoren in gelijke mate.

N.B. Schrijven van nieuwe lemmata is veel tijdrovender (en daarmee kostbaarder) dan verzamelen en verrijken van bestaande collecties. Dit vormt daarom een apart onderdeel in het Biografische Portaal, waarvoor apart beleid wordt gemaakt. Het signaleren van lacunes is wel een structureel onderdeel van de activiteiten van het team.

Opnamecriteria
Met het bijeenbrengen en ontsluiten van bestaande biografische informatie over prominente Nederlanders wil het Biografisch Portaal een digitaal biografisch naslagwerk tot stand brengen dat zo volledig mogelijk is. Met de eerste acht naslagwerken (Van der Aa, NNBW, BWN, BWSA, KNAW, DVN, BWG, BLNP) is massa gemaakt: het portaal bevat nu meer dan 43.000 personen. Deze naslagwerken vormen zo een soort basis van het Portaal. De opnamecriteria zijn:

• De inhoud heeft betrekking op 'bewoners van Nederland'. Onder 'Nederland' wordt verstaan: de gebieden die nu het huidige Koninkrijk der Nederlanden vormen plús die gebieden die in het verleden (en alleen voor die periode) bezit waren van Nederland. Onder ‘bewoners’ verstaan we mensen die in Nederland zijn geboren maar elders actief zijn geweest én niet-Nederlanders die in Nederland actief zijn geweest.

NB.1. Samenwerking met de collega’s van België vanwege het gedeelde verleden kan wellicht in de toekomst tot stand komen. In dat geval zal het criterium 'Nederland' verruimd worden naar 'de Nederlanden'.

NB.2. Indien collecties/databanken ook informatie bevatten over de Zuidelijke Nederlanden, wordt deze informatie wél in het Portaal opgenomen.

• Het Biografisch Portaal neemt alleen informatie op over personen die gestorven zijn.
• De collectie heeft betrekking op prominente personen uit de Nederlandse geschiedenis. Dit 'prominent' zijn kan liggen op het vlak van een 'prestatie', maar ook op dat van 'reputatie'. Het ligt niet in de bedoeling om álle Nederlanders aller tijden in het BPN op te nemen.
• De collectie is gepubliceerd, in druk of op internet. Dus: een kaartenbak met biografische gegevens wordt in principe niet opgenomen. Deze moet eerst zijn omgezet in druk of zijn gedigitaliseerd.
• De collectie is op individuele basis ontsloten. Dus: groepsportretten, collectieve biografieën e.d. komen vooralsnog niet in aanmerking.
• Dit geldt ook bij het opnemen van collecties die informatie over levende personen (PDC, RKD) bevatten: alleen de personen van wie zeker is dat ze gestorven zijn, worden voor opname in het BioPort geselecteerd.

2. Het Biografisch Portaal als referentiepunt en onderzoeksmiddel

Het Biografisch Portaal zou het startpunt moeten worden voor al het onderzoek met een biografische component en functioneren als eerste punt voor verwijzing naar en selectie van biografische informatie in Nederland. Dat geldt zowel voor instellingen die informatie leveren als voor de gebruikers van het BioPort: instellingen gebruiken het BioPort als centraal referentiepunt om vanuit hun eigen (meestal online) bestanden naar de personen in het portaal te verwijzen, onderzoekers kunnen het BioPort gebruiken om systematisch onderzoek te doen naar personen én naar groepen personen.

Wil het Biografisch Portaal functioneren als centraal referentiepunt van biografische informatie in Nederland voor zowel instellingen als gebruikers, dan dient optimale betrouwbaarheid en bruikbaarheid te worden nagestreefd. De kwaliteit van de gegevens en de toegankelijkheid van het Portaal zijn essentieel. De kern van het beleid dient daarom te bestaan uit de uitbouw van een vertrouwensbasis door middel van kwaliteit, onontkoombaarheid, stabiliteit, toegankelijkheid en betrokkenheid. Er wordt actief beleid gevoerd op het terrein van samenwerking en de bouw van een community.

De kwaliteit van de gegevens is ook voor het naslagwerk van groot belang. In het Biografisch Portaal wordt deze kwaliteit verbeterd door de verzamelde gegevens te checken, de biografieën van één persoon bijeen te brengen onder één toegang (identificatie) en het in lijn brengen van conflicterende gegevens uit verschillende biografieën.

Voorwaarde voor toegankelijkheid, selectie en verwijzing is een eenvoudige en stabiele methodiek van verwijzen en het ook voor computerprogramma’s gebruiksvriendelijk maken van de site door middel van een een duidelijke, gepubliceerde Application Programming Interface (API). De toegankelijkheid kan verder worden verbeterd door het gebruikers mogelijk te maken gegevens te manipuleren en ze te visualiseren (bijvoorbeeld in grafieken). Voor een deel kunnen deze geavanceerde mogelijkheden deel uitmaken van de site, maar voor gespecialiseerde gebruikers moeten ook andere vormen van interactie (bijvoorbeeld downloaden van selecties) mogelijk worden gemaakt.

Gezien de omvang van het werk dat is gemoeid met de ontwikkeling van dit deel van het portaal, is substantiële externe ondersteuning onontbeerlijk. De subsidieaanvraag bij het NWO-groot programma in 2009 was ook hiervoor bedoeld, maar werd  afgewezen, met als belangrijkste reden het ontbreken van “een heldere en systematische koppeling tussen onderzoeksvraagstellingen en de … daarvoor benodigde metadata”. Aanzetten tot onderzoeksvragen waren echter al gemaakt op het punt van prosopografisch onderzoek, netwerken en elitevorming, onderzoek naar diversiteit in cijfers en life stories, onderzoek naar migratiepatronen, transnationaliteit en globalisering en onderzoek naar herinneringscultuur.Voor een hernieuwde aanvraag in 2011 zal in overleg met de redactieraad de aanvraag op dit punt worden versterkt. Ook zal in december 2010 een workshop georganiseerd worden om de mogelijkheden voor wetenschappelijke vraagstellingen verder te onderzoeken.

3. Organisatiestructuur

De structuur van het Biografisch Portaal is als volgt:

• Stichting en bestuur
  het Biografisch Portaal is een samenwerkingsproject tussen tien partners. De collecties van deze partners zijn of worden waar mogelijk samengebracht, waardoor direct meerwaarde wordt gecreëerd. Er is een kernbestuur aangewezen dat voor de dagelijkse gang van zaken verantwoordelijk is.
• Redactieraad
  De redactieraad staat garant voor de wetenschappelijke kwaliteit van het Biografisch Portaal. Deze kan wetenschappelijke kwesties agenderen, methodologisch advies geven en ad hoc worden ingezet voor strategische beleidskwesties.
• Team
  De Stichting delegeert de praktische uitvoering van het project aan het Huygens Instituut voor Nederlandse Geschiedenis (Huygens ING), dat optreedt als penvoerder van het Biografisch Portaal en voor de uitvoering een team heeft aangewezen.
  Het team bestaat momenteel uit een projectleider, een coördinator, twee assistenten en ICT-ondersteuning, gefinancierd uit de eerste subsidies, in aanstellingsomvang uitgedrukt: in totaal 2 fte. Er zijn afspraken gemaakt over structurele ondersteuning van het Biografisch Portaal na aflopen van de Senter Novem subsidie in oktober 2011.
• Planning
  Het Biografisch Portaal-team zal veel werken met pilots, concrete samenwerkingsprojecten met individuele instanties op onderdelen (zoals portrettencollecties van musea, databanken van onderzoekers) en met nieuwe projecten die door het Biografisch Portaal zelf worden geïnitieerd (correcties, controle, aanvullingen). Voor het plannen en prioriteren van nieuwe onderdelen zal worden gewerkt met jaarplannen.
• Financiering
  Het Biografisch Portaal is opgezet met een startsubsidie van NWO en subsidies van SenterNovem en het Prins Bernhard Cultuurfonds. Nieuwe fondsenwerving is noodzakelijk voor diverse subonderdelen van het project. Het team van het Portaal werkt hier actief aan. Het is daarnaast noodzakelijk dat het Biografisch Portaal structureel wordt ingebed en gefinancierd in het nieuwe Huygens ING dat uit de fusie van het Huygens Instituut en het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis is ontstaan per 1 januari 2011.
• Publiciteit en communicatie
  De start van het Biografisch Portaal kreeg veel publicitaire aandacht, met legio stukken in de landelijke pers. Daarna is wat gas terug genomen, want voor het opbouwen en structureren van de gegevensverzameling is tijd nodig. Nieuwe activiteit voor publiciteit maakt deel uit van de afronding van het SenterNovem project najaar 2011.
  Naast directe communicatie is inbedding van het zoekinstrument Biografisch Portaal in de internet-infrastructuur ook van groot belang – Google is voor velen de eerste zoekmachine en hoog eindigen in de Google resultaten is van groot belang in bezoekersaantallen en bekendheid. Google resultaten zijn te beïnvloeden via stabiliteit, betrouwbaarheid en continuïteit van de site. Daarnaast tellen veel en verschillende links uit gerenommeerde sites ook zwaar mee voor Google (en in Googles kielzog andere zoekmachines). Dit sluit goed aan bij de referentiepunt doelstelling en zal een punt van toenemende aandacht zijn in gesprekken met andere partijen.
• Internationalisering
  De Stichting voert overleg met verschillende landen over Europese samenwerking. Zwitserland, Oostenrijk en Duitsland hebben een Biographie Portal opgericht, met als doel Europese biografische woordenboeken met elkaar te verbinden. Hiervoor is een werkgroep ingesteld die in 2010 of 2011 Europese subsidie zal aanvragen. De Duitstalige landen zijn graag bereid het Biografisch Portaal in het Europese Portaal op te nemen en zijn zeer geïnteresseerd in de manier waarop wij werken met BioDes.
  

4. Prioriteitenbeleid voor de eerstkomende jaren

Gelet op de beperkte middelen van dit moment, is een prioriteitenbeleid noodzakelijk. Het BP-team legt daartoe een lijst aan van mogelijke op te nemen collecties en houdt deze bij. Ook de partners kunnen voorstellen indienen bij het BP-team. Dat maakt een beoordeling op haalbaarheid, uitvoerbaarheid en wenselijkheid en legt hierover verantwoording af aan de redactieraad. Bij twijfel wordt de zaak vooraf voorgelegd aan de redactieraad. Criteria voor de prioritering zijn:

• de collectie voorziet in een leemte binnen het BP-bestand
• de collectie is van grote historische waarde
• de collectie is actueel, betrouwbaarheid en informatief

NB. Een collectie moet aan een van deze criteria voldoen.

Het verdient aanbeveling om via pilots ervaring op te doen met het werken aan correctie en aanvullingen van bestaande lemmata en het vullen van leemtes. Daarvoor dient projectfinanciering gerealiseerd te worden. Voor het beschrijven van recent overledenen zal zo snel mogelijk een voorziening moeten worden getroffen, omdat dit onderdeel qq een leemte is en met de dag aangroeit. Voor het opsporen van andere leemtes zal de redactieraad worden geraadpleegd.

Het is de bedoeling dat het Biografisch Portaal van een project een structurele voorziening wordt. In de eerste twee jaar zal de nadruk vooral liggen op de opbouw: de bouw van de website, het toevoegen van bestaande collecties en de verfijning van de mogelijkheden van de website. Het project wordt voortdurend en structureel uitgebreid en er wordt acquisitie gepleegd om nieuwe partners of collecties (zowel nieuwe als oude) in het portaal op te nemen. Zo wordt een steeds grotere collectie biografische gegevens toegankelijk via het portaal waardoor meer en ander onderzoek mogelijk wordt.

Om het portaal tot een volwaardig onderzoeksinstrument te kunnen laten uitgroeien, dienen deze gegevens ook gecontroleerd te worden. Van belang is de correctie, aanvulling, en/of het schrijven van nieuwe lemmata daar waar de betrouwbaarheid en volledigheid onvoldoende is.
Het is daarnaast noodzakelijk dat er lemmata over nog onbeschreven personen worden geschreven en toegevoegd. Het gaat dan ten eerste om recent overledenen, gezien het feit dat het staken van het BWN een gat heeft geslagen dat elke dag groter wordt. Ten tweede moeten er aanvullingen komen met lemmata uit sectoren die slecht bedeeld zijn in de bestaande lexica.

Aangezien het Biografisch Portaal als site slechts toegang biedt en niet zelf lemmata host,  moet nader worden beslist wáár nieuw geschreven lemmata worden gepubliceerd. Wel worden ze natuurlijk door het Biografisch Portaal geharvest en toegevoegd aan de lifesummary pagina’s. Voor nieuw beschreven personen worden nieuwe lifesummary pagina’s aangemaakt.

De partners die in de Stichting zijn verenigd, leveren op dit moment hun collecties aan het portaal. Het verdient aanbeveling om daarnaast de in de verschillende instituten aanwezige expertise beter in te zetten in het vervolmaken van het BioPort. Te denken valt aan beeldresearch via het RKD of genalogisch onderzoek via het CBG.

Zowel technisch als inhoudelijk onderhoud van het project moet gegarandeerd worden. Dat kan door het project een structurele plaats te geven binnen het nieuwe Huygens ING, dat uit de fusie tussen het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis en het Huygens Instituut is ontstaan. Conform de visienota die het ING met betrekking tot de fusie heeft opgesteld, zal het Biografisch Portaal deel uitmaken van de infrastructureel-historische voorzieningen met een permanent karakter. Het Huygens ING kan als zodanig de continuïteit van het project waarborgen.

Het is noodzakelijk dat het Biografisch Portaalteam in de toekomst vastere vormen aanneemt, zowel wat betreft personele bezetting als wat betreft financiering. Als aanvulling op het bestaande team moeten er komen: een vaste kracht voor genealogische controle, een vaste kracht voor beeldresearch, en een 'community manager' (PR, netwerken, webredactie). Zodra er gewerkt gaat worden aan nieuwe content, zullen er ook redacteuren nodig zijn. Uitgaande van de taken die een dergelijk bureau minimaal moet verrichten om het Portaal te onderhouden en te verrijken, inclusief de organisatie en productie van nieuwe lemmata, zal de omvang van het toekomstige team naar verwachting op minstens 5 fte uitkomen.

Om het beleid van binnen- én buitenlandse samenwerking te concretiseren is het wenselijk dat op korte termijn een lijst van potentiële projecten/partners wordt opgesteld in volgorde van prioriteit. Ook zal hiervoor een heldere planning moeten komen. Het verdient aanbeveling om te werken met jaarplannen. Deze worden opgesteld door de projectleider en voorgelegd aan de redactieraad.